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用Excel制作工资条的方法

编辑:ks.zx98.com 来源:互联网 标签:会计电算化考试 点击数:           ★★★
 

用Excel制作工资条的方法

如何使用excel进行工资条的制作,也许有些网友使用已经很长时间了,但如何更快更好的做出漂亮的工资条,看看作者的方法吧。

  “小问题难倒老财务”,也许你已经在财务口上工作多年,也许你天天都要面对excel那张老脸,也许你已经习惯了用工资明细表做员工工资统计并向上级汇报,把表中的条目一条条复制粘贴后打印发给每个员工。可你是否想过,找一个更简单更有效率的方法?看起来这似乎有些困难:在工资明细表中,工资的项目(即表头)一般只出现在表格开头的某一行,而在工资条中,为了便于阅读则要求每个人的工资都有表头,那么如何巧妙地把工资明细表制作成便于打印的工资条呢? 

  “条条大路通罗马”,不过路有远近之分,方法也有难易之别,这里给大家提供三种最简单易用的方法。

  方法一:宏命令控制法

  对于office家族的宏功能,大家或许早有耳闻,但由于需要使用vba进行编程,所以宏一直让许多人望而却步,不过要使用一个现成的宏就简单多了。首先打开要处理的excel表,选择“工具→宏→visual basic 编辑器”,在编辑器左边的窗口中用鼠标双击sheet1,会出现代码编辑窗口,在代码编辑窗口输入如下代码(为了不破坏原有的工资表,所以这里采用了将 sheet1的内容复制到sheet2的方法,所以最后的生成结果是在sheet2中显示):

  sub makesalarylist()

  dim i as integer

  dim endrow as integer

  测出数据的最后一行

  endrow = sheet1.range("a65536").end(xlup).row - 1

  把标题贴过去

  worksheets(1).range("1:1").copy (worksheets(2).cells(1, 1))

  for i = 3 to endrow

  把每条数据抬头贴过去

  worksheets(1).range("2:2").copy (worksheets(2).cells(3 * i - 7, 1))

  把数据贴过去

  worksheets(1).range(cells(i, 1), cells(i, 256)).copy (worksheets(2).cells(3 * i - 6, 1))

  next i

  end sub

  关闭编辑器,将自动返回到刚才的excel表,选择“工具→宏→宏”,将弹出如下对话框:

  点击“执行”,将在sheet2生成如gz-2所示的转换成工资条,怎样,不复杂吧。当然,如果你的表总sheet2已经输入了别的内容,就可以将他复制到sheet3来生成,代码修改也很简单,把其中的sheet2修改成sheet3就可以了,其它代码不变。

  方法二:公式填充法

  相比宏命令,公式填充法更便于理解,不过需要手工操作的步骤稍微多一些,“鱼和熊掌不可得兼”,要用哪种方法就看你的爱好了。

  首先打开要操作的excel工资表,为了不破坏原表(sheet1)结构,我们仍然采用在sheet2中进行操作的方法。由于这个工资表一共有l列,18行,要复制的表头项目在第二行,所以在第一个单元格中输入如下公式:

  =if(mod(row(),2)=0,index(sheet1!$a:$l,int(((row()+1)/2))+2,column()),sheet1!a$2)

  接下来的工作就简单了,我们只要使用填充柄将此公式填充到其它单元格,列向填充到l列,行填充到18行就大功告成。

  因为在不同的表格中这个公式需要修改的地方比较多,所以这里做一下解释:

  由于工资条中的奇数行都是表头,偶数行是数据,所以在这个公式中首先进行奇偶行判断,若是奇数行,直接取工资表的a2单元格数据(即公式中的 sheet1!a$2,如果表头数据在第4行第三列则修改为sheet1!c$4)。ks.ZX98.COM若是偶数行,则用index()函数来取数。该函数的第一个参数是指定工资表中的一个取数区域(即sheet1!$a:$l,如果不是从a到l列,那么可以修改这个参数,如修改为sheet1!$b$p ,就表示在b到p列之间取数)。当然,如果你想把转换后的数据放在sheet3而不是sheet2中,那么,只要在sheet3中执行以上操作就可以了,并不需要修改公式的内容。

  采用这种方法不能自动插入空行,给打印后的裁减带来了一定的麻烦,所以,建议在做完后在全选所有单元格,通过调整行高和列宽来解决这个问题。

  方法三:word邮件合并法

  对于宏和公式运用不太熟练的朋友别着急,这里还有一招等着你。

  首先我们确定好主文档(工资条表格)和数据源(excel或access格式的记录表),然后通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。

  点击“工具→信函与邮件→邮件合并”,然后在屏幕右侧进入“邮件合并”向导。

  第一步:选择文档类型。选择“信函”。

  第二步:选择开始文档。选择默认的“使用当前文档”。

  第三步:选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮,通过“选择数据源”对话框,定位格式数据源的存放位置,选中并打开。接着弹出“邮件合并收件人”对话框,在这里可以指定参与邮件合并的记录,选择默认的“全部”,确定返回word编辑窗口。

  第四步:撰写信函。将插入点定位于表格的第二行第一格内,单击“邮件合并”工具栏上“插入word域”左边的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框,选中“域”下方列表框中的“序号”字段,并单击“插入”按钮,即可把“序号”字段合并到主文档中。然后用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置即可。

  第五步:预览信函。在这里我们可以浏览一下工资条的大致效果,还可以调整“姓名”表格的宽度,让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域,单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“平均分布各列”,让这些列具有相同的宽度,使工资条更美观。如果这样直接进入打印操作,一页纸只能打印一个工资条,所以选中整个工资条表格,复制,粘贴到原表格下方空一行后的地方,把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处,单击“邮件合并”工具栏上的“插入word域”按钮,在弹出的菜单中选择“下一记录”命令,以此类推,就可以在一页纸上多排几个工资表,充分利用资源了。


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